Den System-Super-GAU überleben!

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Gerade Freelancer und EPUs kämpfen so gut wie immer mit einer massiven Abhängigkeit vom reibungslosen Funktionieren ihren eigenen IT-Infrastrukturen. Kein Sysadmin den man zu Hilfe rufen könnte, wenn etwas nicht wie gewünscht funktioniert, kein IT-bewanderter Kollege am Nebentisch und keine EDV-Abteilung die sich fleißig und (leider!) oftmals kaum geschätzt um tägliche Backups und redundante Notfall-Systeme kümmert. Und wenn dann mal der schlimmste Fall eintritt – der Totalausfall des eigenen Rechners – nun, dann wird’s ohne entsprechende Vorbereitung für viele so richtig eng. Und wenn dies gar in kritischen Arbeitsphasen passiert, dann kann ein solcher Super-GAU mehr als nur lästig, ja sogar existenzbedrohend werden.

Doch um entsprechend gerüstet zu sein, bedarf es gar nicht so großer Anstrengungen – lediglich ein wenig Vordenken und tägliche Konsequenz im Arbeitsalltag genügen – neben ein paar überschaubaren Infrastruktur-Ausgaben – um das schlimmste weitgehend abwenden zu können:

Prophylaxe

Vorbeugung ist besser als Heilung. Mit den folgenden Tipps kann man den Super-GAU zwar nicht 100% ausschließen, aber schaden tut es keinesfalls:

  • USV – Eine sog. „Unterbrechungsfreie Stromversorgung“ ist für 100-200 Euro zu haben und hat mir schon mehr als einmal gute Dienste geleistet. Einerseits kann eine halbwegs vernünftige USV einige Minuten Stromausfall überbrücken und ermöglicht es Ihnen, die aktuelle Arbeit zu speichern und den Rechner ordnungsgemäß herunterzufahren. Andererseits gleicht eine USV auch kurzfristige Spannungsspitzen und –ausfälle aus und sorgt somit für eine gleichmäßige Stromversorgung Ihres liebgewonnenen Arbeitsgerätes. Und nicht vergessen: Auch die Monitore sollten an der USV hängen, denn bei einem schwarzen Bildschirm haben Sie nicht viel davon, wenn Ihr Rechner noch weiterläuft…
  • RAID-System: Mit einem RAID können Sie sich ziemlich gut gegen einen der TOP-Ausfallsgründe Ihres Rechners absichern – den Festplattenheadcrash! Üblicherweise werkelt eine (oder auch mehr) Festplatten in Ihrem Rechner und bei einem Headcrash oder auch einem anderen Totalausfall der Festplatte geht vorübergehend mal gar nichts mehr. Ein RAID System in Ihrem Rechner umgeht dieses Problem: Es werkeln im Hintergrund mehrere Harddisks, die sich für Sie aber „logisch“ wie eine Festplatte verhalten und präsentieren. Für Sie „unsichtbar“ speichert das RAID aber Ihre Daten so schlau mehrfach, dass der Totalausfall einer der Harddisks keinerlei Datenverlust nach sich zieht. Sie wechseln die defekte Festplatte und arbeiten so weiter, als ob nichts gewesen wäre…
  • Redundante Internet-Anbindung: Es ist zwar meist kein Super-GAU, wenn Ihr Provider mal für ein paar Stunden streikt (oder der Post-Arbeitstrupp versehentlich genau Ihren Kabelstrang mit der Baggerschaufel kappt), aber lästig und nervenaufreibend kann es allemal sein, besonders wenn unverrückbare Abgabetermine anstehen. Ein kleines USB-HSDPA Modem Ihres bevorzugten Handyproviders hilft Ihnen solche „Offline-Zeiten“ zu überbrücken.

Datensicherung

Es kann nicht oft genug gesagt werden: Sichern Sie Ihre Daten! So oft wie möglich und sinnvoll! Auf mehreren externen Medien, wenn möglich! Halten Sie verschiedene Stände bereit, falls Sie sich einmal unbeabsichtigt wertvolle Daten überschreiben sollten oder diese anderwertig verloren gehen! Also: Sichern Sie Ihre Daten! Sichern Sie Ihre Daten! Sichern Sie Ihre Daten!

Anbei mein Backup-Konzept, das Sie vielleicht als Anregung Ihrer Sicherungs-Strategie benutzen können:

  • Tägliches Backup: Auch wenn es lästig ist und niemand es gerne tut: Sehen Sie es als absolut notwendige Versicherung gehen Datenverlust an, zumindest täglich Ihre Arbeit zu sichern! Ich verwende dazu eine ausreichend dimensionierte externe Firewire / USB Harddisk vom Qualitätshersteller. Da diese Harddisk doch einiges an Lese/Schreiboperationen vor sich hat, sollten Sie nicht unbedingt zum billigsten Produkt vom Diskonter greifen. Lieber ein paar Euro mehr investieren…
  • Simple Tools verwenden: Ohne Übertreibung: Ich war sicher über ein Jahr auf der Suche nach einem vernünftigen Backup-Programm, dass meinen Anforderungen gerecht gewesen wäre. Keine Chance! Entweder die Teile sind dermaßen komplex, dass ohne stundenlangem Studium des (meist nur als PDF mitgelieferten) Handbuches kein Meter zu machen ist. Oder der Backup-Vorgang dauert Stunden um Stunden und blockiert in dieser Zeit den Rechner derart, dass an vernünftiges Arbeiten nicht mehr zu denken ist. Auch beliebt: Die Backup-Software sichert in kryptischen, komprimierten Formaten, so dass die gesicherten Daten nur mit der gleichen Software wieder eingesehen und verwendet werden können. Mit einem Wort: Furchtbar!
  • Die Lösung, die zumindest für mich perfekt funktioniert, ist in Wahrheit gar kein Backup-Programm. Das gerade mal ein paar hundert KB große Kommandozeilen-Tool robocopy erledigt den Job mehr als perfekt und erstellt 1:1 Kopien meiner Daten auf der externen Festplatte, und das bei ca. 200 GB aktiven Datenbestand in unter 15 Minuten Backup-Zeit. Das Geheimnis des kleinen, von Windows Entwicklern erstellten Tools liegt daran, dass es lediglich neue oder geänderte Dateien kopieren kann, und somit nicht den ganzen Datenwulst durchs USB Kabel quetschen muss. Allerdings: Sollten Sie noch nie mit Kommando-Zeilen Tools (aka „DOS-Programmen“) gearbeitet haben, wird Ihnen die Benutzung etwas umständlich vorkommen: Keine graphische Oberfläche, keine Hilfe-Funktion, nur ein Aufruf in Ihrem „DOS-Eingabefenster“ mit „geheimnisvollen“ Kürzeln. In diesem Fall sollten Sie sich unbedingt von einem befreundeten IT-Menschen bei der Einrichtung unter die Arme greifen lassen, damit Ihre Datensicherung nicht nach hinten losgeht und zu einer Datenvernichtung wird!
  • Sekundäre Daten nicht vergessen!
    Klar, Ihre Arbeit haben Sie gesichert – mit Ihren Indesign, Photoshop und Word-Dateien kann nichts passieren. Gratulation, ein wichtiger Schritt! Aber haben Sie auch an Daten gedacht, die Sie sonst noch für die tägliche Arbeit benötigen? Ihre Emails beispielsweise? Alle aktiv verwendeten Schriften? Bookmarks? Zugangsdaten für diverse Online-Services? Überlegen Sie, was Sie tagtäglich benötigen, am besten Sie schreiben neben der Arbeit eine kleine Liste und vergleichen diese mit Ihrer akt. Backup-Strategie.
  • Wochenbackup außer Haus lagern!
    Sicher haben Sie eine Haushalts- oder Betriebsversicherung, die Ihnen bei Brand- oder Wasserschaden, Einbrüchen und dgl. finanziell unter die Arme greifen wird. Aber verlorene Daten (und damit oft Monate oder gar Jahre Ihrer unbezahlbaren Arbeitszeit) kann eine solche Versicherung nicht ersetzen. Daher: Lagern Sie eine Kopie Ihrer Sicherung auch außer Haus, beispielsweise indem Sie im Wochenzyklus zwei weitere externe Festplatten verwenden und auf diesen abwechselnd den Wochenstand am Freitag Abend festhalten. Und für die externe Lagerung muss es auch nicht unbedingt gleich ein Bank-Schließfach sein (obwohl das sicher die beste Lösung wäre). Eventuell kann Ihnen Ihr/e PartnerIn unter die Arme greifen (vorausgesetzt er/sie arbeitet in einem externen Büro) und einmal die Woche Ihre sekundäre Sicherung an einem sicheren externen Ort einlagern. 1000 Dank an dieser Stelle an meine Liebste ;)

Notfallsystem vorbereiten!

Die meisten von uns werden neben einem Hauptrechner für die tägliche Arbeit auch einen Laptop ihr Eigen nennen. Nun, ein solcher eignet sich meist nicht nur als mobiles Präsentationsgerät außer Haus, sondern auch als Notfall-Rechner, sollte das Hauptgerät mal streiken. Vorausgesetzt man beachtet ein paar Dinge:

  • Alle lebensnotwendigen Applikationen arbeitsfertig am Laptop installieren!
    Nichts kann nerviger sein, als unter Zeitdruck auch noch stundenlange Installationen über sicher ergehen zu lassen (Vorausgesetzt, man hat auch alle Installations-CDs bei der Hand …) Daher: Setzen Sie in Ruhe im Vorfeld alle benötigten Anwendungen auf Ihrem Zweitgerät auf und richten Sie diese auch entsprechend Ihren Anforderungen ein. Gerade grafische Anwendungen benötigen oftmals doch die eine oder andere Einstellung, bevor Sie wie gewohnt damit arbeiten können…
  • Festplatten-Cradle:
    Ein kleines und nur wenige Euros teures Hilfsmittel, dass Sie sich zulegen sollten. Damit können Sie eine interne Festplatte mittels USB an Ihr Zweitgerät anschließen. Kann ganz hilfreich sein, wenn Ihr Hauptrechner das Zeitliche segnet, die alte Harddisk aber noch wertvolle Daten enthält…
  • Genügend USB Kabel und USB-Hubs bereithalten:
    Schonmal darüber nachgedacht, dass Ihr Laptop vermutlich weniger USB/Firewire-Anschlüsse als Ihr Hauptrechner hat? Was tun, wenn kein Steckplatz für Scanner und Co mehr frei ist? Halten Sie dafür am besten ein kleines „Notfall-Set“ an USB-Kabeln und Hubs („Verteilern“) bereit, damit es nicht an solchen Kleinigkeiten scheitert…
  • Eine externe Tastatur bereithalten:
    Wenn Sie so wie ich gewohnt sind, auf einer vollwertigen Tastatur zu arbeiten, kann eine gedrängte Laptop-Tastur ein echtes Hindernis darstellen, glauben Sie mir! Und wenn Sie bisher auf Ihrem Hauptrechner einen „Wireless-Desktop“ hatten (und diesen auf dem Laptop nicht so ohne weiteres zum Laufen bringen), dann kann eine kabelgebundene USB-Tastatur zwar nicht gerade Ihr Leben retten, aber es ganz maßgeblich erleichtern…

Ich hoffe meine Tipps und Vorschläge waren für Deinen oder Anderen hilfreich und wünsche allen LeserInnen, dass alle Vorsichtsmaßnahmen auch solche bleiben, und der Ernstfall nie eintritt. Tja, wenn da nur nicht Murphys Law wäre… ;)

Herzlichst, Euer Satzwerker!

Foto: Yaroos Konkret via stockexchange

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